私が福岡理学部というコミュニティを個人で立ち上げてから、だいたい半年になります。
おかげさまで、毎月1回以上のペースでイベントを開催して、毎回たくさんの方にご参加いただいています。
私の場合は幸運なことに、コミュニティ運営の経験がある人と共同主催者をしているので、初めからあまり戸惑わずに運営することができました。

でも私のような例は稀で、ほとんどのコミュニティ主催者は手探りでコツを掴んでいったんじゃないでしょうか。
司会スキルなど、中には場数を踏むのが一番近道なものもあります。
しかし、会場の用意や懇親会の手配など、知っておくだけでスムーズにこなせるようになるものもあります。

この記事では新米主催者さんたちのために、イベント本番以外で気にするべきことをリストアップしようと思います。
このリストを参考にして、肝心のイベントコンテンツ作りに集中できる助けになれば幸いです。


会場の確保

イベントを実施するには会場が必要です。
会場問題は、個人主催のコミュニティにとっては頭の痛い問題です。
自社の会議室の空き時間を無料で使わせてもらう、有料のイベントスペースを借りるなどの手段が考えられますが、一長一短です。

無料の会場の場合のメリットはやっぱり、会場費がかからないことですね。
コミュニティの黎明期は知名度もないので、参加料などはできるだけ無くして申し込みのハードルを下げたいところです。
立ち上げの時期に無料で使える会場のアテがもしあれば、積極的に活用した方が良いかと思います。

ただ、そもそも無料で使える会場のアテがない、ということも大いにあるかと思います。
加えて、無料で使わせてもらっている立場なので予約の優先度は最下位で、割り込みも発生したりします。
私の場合は幸いまだ起こっていませんが、イベント告知後に日付を変更しなきゃいけないなんてことにもなりかねません。

参加費がかかったとしてもたくさんの人に参加してもらえるくらいの、知名度とコンテンツになってきたら、有料の会場を検討するのもいいかもしれません。


会場の設備

どんなイベントの形式にするかによりますが、勉強会形式でしたらプロジェクター、または大画面ディスプレイはあった方がいいかと思います。
また、その際に接続端子(HDMI, D-Sub)の確認も合わせて行っておきましょう。
加えて、広めの会場でしたらマイクの有無の確認も必要かもしれません。
参考までに、私が普段使わせてもらっている会場は30人規模くらいの会場ですが、マイクなしで問題なく運営できています。

また、Wi-Fiや電源の有無についても確認して、イベント告知ページに記載しておくと親切です。


トイレ・喫煙所

位置を確認して、イベント当日の初めの挨拶あたりで案内しておくといいです
特に喫煙所は、「吸ってた人がいたからあそこだろう」と考えるのではなく、会場の担当者に正確な位置を確認しておいた方がいいです。
正規の喫煙所以外でタバコを吸ってしまうと、トラブルの元になるので。


イベントの定員

定員は会場のキャパシティの7割くらいで募集を始めるといいと思います。
会場によっては定員いっぱいになると、狭すぎて窮屈になることもあります。
また、ある程度申し込みが集まってきてから増員する、などの小技も使えます。


会場の利用時間

イベントの時間中に会場が開いてるかは当然として、意外と盲点なのが入り口の施錠です。
私が使っている会場は、ある程度は夜遅くなっても使えるのですが、20時になると正面入り口が閉まります。
これを完全に忘れていて、イベント参加者が会場に入れなくなっていたことがありました。
その時はTwitterのつぶやきに気づけたおかげで迎えに行けたのですが、危うくせっかくの参加者を締め出してしまうところだったので、皆さんも注意しましょう。


会場内飲食の可否

飲食については確認しておいた方がいいです。
会場内飲食不可の場合は、懇親会の会場を別で考えなければいけなくなるので。
懇親会を行わない場合でも、イベントの告知ページには記載する方が親切なので確認しておくといいでしょう。


懇親会

懇親会はやっておいた方がいいです。
せっかく近い興味をもった人同士で集まっているので、仲良くしておくにこしたことはありません。
むしろこっちが本番だと思っている人もいるくらいです。
イベント会場で引き続き行うか、近場の居酒屋に移動して行うかの2択だと思いますが、私は会場でそのまま行うのをお勧めします。

理由としては、イベント閉会後すぐに始まるので、体感的に参加率が高いような気がするためです。 また、会場で行う方が基本的に安上がりなので、懇親会費を安くでき、参加しやすくなると思われます。


後片付け

後片付けをする時はイベント終了後で気が緩みがちなので、注意して行いましょう。
特に会場で懇親会を行った時などは、食べ物が落ちたりしていないか要確認です。
次回も気持ちよく貸してもらえるように、思いっきり綺麗にしてやりましょう。


おわりに

このチェックリストは私の体験に寄っているものなので、カバーしきれてない項目もあるかと思います。
もしも「これが抜けてるとかありえないだろ!」ってところがあれば、コメントなどで教えてもらえるとありがたいです

それでは、不慣れな主催で緊張すると思いますが、大成功させてやってください!